Privacy policy

Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali di chi visita il sito useflo.net, ci chiede una demo o un contatto, si iscrive alla nostra newsletter o usa come cliente l’applicazione Flò (app.useflo.net). È resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003 (“Codice privacy”), come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

Se sei cliente, iscritto o socio di un’attività che usa Flò per gestire prenotazioni, iscrizioni o comunicazioni, leggi in particolare il punto 2: per quei dati il titolare del trattamento è l’attività, non noi.

1. Chi siamo

Flò è un software sviluppato e fornito da due liberi professionisti che operano con il marchio Ledges:

• Federico Benedetti, P.IVA 02848690414, Via Paolo Volponi 36/C, 61033 Fermignano (PU);

• Gianmarco Giovagnoli, P.IVA 02848680415, Località San Bartolo 10, Terre Roveresche (PU).

Per i trattamenti descritti in questa informativa decidiamo insieme finalità e mezzi: siamo quindi contitolari del trattamento ai sensi dell’art. 26 GDPR (di seguito “noi” o i “Titolari”). Il contenuto essenziale del nostro accordo di contitolarità è disponibile su richiesta. Puoi rivolgerti a uno qualsiasi di noi, ma il modo più rapido è scrivere a [email protected].

Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), perché la nostra attività non rientra nei casi in cui l’art. 37 GDPR lo rende obbligatorio.

2. Quando siamo titolari e quando trattiamo dati per conto dei nostri clienti

Siamo titolari dei dati che raccogliamo per noi: la navigazione su useflo.net, le richieste di demo e di contatto, la newsletter di Flò, il rapporto con i nostri clienti (account, assistenza, fatturazione). Questa informativa riguarda questi trattamenti.

Siamo responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) quando un’attività — uno studio, una palestra, un professionista, un’associazione: il nostro “Cliente” — usa Flò per gestire i propri clienti, iscritti, prenotazioni, pagamenti, sito e comunicazioni. In questo caso il titolare è il Cliente: decide quali dati raccogliere e perché, e noi li trattiamo solo per suo conto, secondo le sue istruzioni e un accordo sul trattamento dei dati (DPA) firmato con lui. Spetta al Cliente informare i propri utenti, raccogliere i consensi quando servono e indicare come esercitare i diritti.

Se sei un utente di un nostro Cliente, trovi le informazioni sul trattamento dei tuoi dati nell’informativa di quell’attività, ed è a lei che puoi rivolgerti per esercitare i tuoi diritti. Se scrivi a noi, inoltreremo la tua richiesta al Cliente e lo aiuteremo a risponderti.

3. Quali dati trattiamo, perché e su quale base

3.1 Navigazione sul sito

Quando visiti useflo.net, i sistemi che fanno funzionare il sito ricevono alcuni dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine richieste, data e ora, sito di provenienza. Li usiamo per mostrarti le pagine, proteggere il sito da abusi e attacchi e risolvere errori.

• Base giuridica: il nostro legittimo interesse a offrire un sito funzionante e sicuro (art. 6.1.f GDPR).

• Conservazione: i log tecnici sono conservati per un massimo di 30 giorni, salvo che servano ad accertare un illecito.

3.2 Statistiche di visita (solo con il tuo consenso)

Se lo accetti nel banner dei cookie, usiamo Google Analytics 4 per capire in forma aggregata come viene usato il sito: pagine visitate, tempo di permanenza, tipo di dispositivo, provenienza (anche dai parametri delle campagne). L’indirizzo IP non viene memorizzato da Google Analytics 4.

• Base giuridica: il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR), che puoi revocare in ogni momento.

• Conservazione: 2 mesi per i dati a livello di utente e di evento, poi Google li cancella; i report aggregati restano.

Finché non dai il consenso, Google Analytics funziona in modalità “Consent Mode” con l’archiviazione negata: non vengono letti né scritti cookie di analisi.

3.3 Richieste di demo e di contatto

Quando compili il modulo per chiedere una demo o essere ricontattato, trattiamo i dati che inserisci: nome e cognome, email, telefono, nome dell’attività, la parte di Flò che ti interessa e il messaggio. Insieme alla richiesta registriamo che hai letto questa informativa e, quando il modulo lo chiede, accettato i Termini e condizioni. Usiamo questi dati per risponderti, organizzare la demo e, se lo chiedi, prepararti una proposta.

• Base giuridica: l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR).

• Conservazione: fino a 24 mesi dall’ultimo contatto se non diventi cliente; se lo diventi, valgono i tempi del punto 3.5.

• Obbligatorietà: i campi richiesti nel modulo servono per risponderti; senza, non possiamo dare seguito alla richiesta.

3.4 Newsletter

Se ti iscrivi alla newsletter di Flò trattiamo il tuo indirizzo email per inviarti novità sul prodotto, guide e contenuti del blog. L’iscrizione è valida solo dopo che l’hai confermata dal link che ti inviamo via email (doppio opt-in); conserviamo la data della conferma come prova del consenso.

• Base giuridica: il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR).

• Conservazione: fino alla tua disiscrizione, che puoi fare in ogni momento dal link presente in ogni email o scrivendoci. Gli indirizzi non confermati vengono cancellati entro 30 giorni.

3.5 Clienti e loro collaboratori

Quando un’attività sottoscrive Flò trattiamo i dati del referente e delle persone che il Cliente abilita a usare il gestionale (titolari, collaboratori, istruttori): nome, cognome, email, telefono, credenziali di accesso (le password sono salvate solo in forma cifrata con hash, mai in chiaro), log di accesso, richieste di assistenza, e i dati di fatturazione del Cliente.

• Finalità e base giuridica: fornire il servizio, gestire l’account e l’assistenza (esecuzione del contratto, art. 6.1.b GDPR); emettere e conservare fatture e documenti contabili (obbligo di legge, art. 6.1.c GDPR); proteggere il servizio da accessi non autorizzati (legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR); informarti di aggiornamenti importanti del servizio (esecuzione del contratto).

• Conservazione: per tutta la durata del contratto; i dati degli account vengono cancellati entro 60 giorni dalla sua cessazione, i log di accesso dopo 24 mesi e le copie di backup dopo 90 giorni. Fatture e documenti contabili sono conservati per 10 anni, come previsto dall’art. 2220 del Codice civile.

3.6 Protezione dei moduli dallo spam

I moduli di demo, contatto e newsletter sono protetti da Cloudflare Turnstile, che verifica che a inviarli sia una persona e non un programma automatico, analizzando alcuni dati tecnici del browser senza chiederti di risolvere puzzle.

• Base giuridica: il nostro legittimo interesse a proteggere i moduli da abusi (art. 6.1.f GDPR).

4. Cookie e strumenti simili

Usiamo solo gli strumenti necessari, più quelli di analisi che accetti tu. Non usiamo cookie di profilazione pubblicitaria.

• Necessari: la memoria del browser (localStorage, chiave flo-consent) conserva le tue scelte sui cookie, così non ti chiediamo il consenso a ogni visita; Cloudflare può impostare cookie tecnici per la sicurezza e per Turnstile. Non richiedono consenso.

• Analisi (con consenso): Google Analytics 4 imposta i cookie _ga e _ga_*, che durano fino a 2 anni.

• Marketing: oggi non ne usiamo. Se in futuro li attiveremo, lo faremo solo con il tuo consenso e aggiorneremo questa informativa.

Alla prima visita un banner ti permette di accettare tutto, rifiutare tutto ciò che non è necessario o scegliere per categoria. Finché non scegli, restano attivi solo gli strumenti necessari. Puoi cambiare idea in ogni momento dal link “Preferenze cookie” in fondo a ogni pagina, oppure da qui: gestisci le preferenze cookie. Puoi inoltre cancellare o bloccare i cookie dalle impostazioni del browser.

Il sito carica i caratteri tipografici da Google Fonts e, negli articoli con un video, l’immagine di anteprima dai server di YouTube: per mostrarteli il tuo browser comunica a Google il tuo indirizzo IP. Il video si apre su youtube.com, dove si applica l’informativa di Google.

5. A chi comunichiamo i dati

Non vendiamo i tuoi dati. Li trattiamo noi due e li affidiamo solo ai fornitori che ci servono per far funzionare il sito e il servizio, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR:

• OVHcloud SAS (Francia) — server che ospitano Flò, in data center in Francia e Germania;

• Cloudflare, Inc. (Stati Uniti, con infrastruttura nell’UE) — rete di distribuzione dei contenuti, protezione dagli attacchi, DNS, archiviazione delle immagini, invio delle email transazionali e Turnstile;

• Google Ireland Limited (Irlanda) — Google Analytics 4, solo con il tuo consenso, e Google Fonts;

• il nostro studio di consulenza fiscale, per la contabilità e la fatturazione.

Possiamo comunicare i dati alle autorità quando la legge lo impone. L’elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta.

6. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

I server di Flò si trovano nell’Unione europea. Alcuni fornitori (Cloudflare e Google) fanno parte di gruppi con sede negli Stati Uniti e possono trattare dati anche lì. In questi casi il trasferimento è coperto dalla decisione di adeguatezza della Commissione europea sull’EU-U.S. Data Privacy Framework, a cui entrambe le società aderiscono, e dalle Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR).

7. Come proteggiamo i dati

Tutte le comunicazioni con il sito e con Flò sono cifrate (HTTPS/TLS). Le password sono salvate solo come hash; l’accesso è protetto da limiti ai tentativi, da codici monouso via email dove previsto e, se la attivi, dall’autenticazione a due fattori. I dati di ogni Cliente stanno in un database separato da quelli degli altri, i backup sono cifrati e l’accesso ai sistemi è limitato a noi due, solo quando serve.

8. I tuoi diritti

Nei limiti previsti dal GDPR (articoli da 15 a 22) puoi chiederci in ogni momento di:

• sapere se trattiamo tuoi dati e averne una copia (accesso);

• correggerli o completarli (rettifica);

• cancellarli (oblio), quando non c’è più motivo di conservarli;

• limitarne il trattamento;

• riceverli in un formato strutturato e trasmetterli a un altro titolare (portabilità);

• opporti al trattamento basato sul nostro legittimo interesse;

• revocare il consenso che ci hai dato, senza che questo renda illecito il trattamento fatto fino a quel momento.

Scrivici a [email protected] dall’indirizzo con cui ci conosci: ti rispondiamo entro un mese (in casi complessi, prorogabile di altri due mesi, avvisandoti). Potremmo chiederti qualche informazione per verificare la tua identità. Se hai un account su Flò puoi anche eliminarlo direttamente dall’app, da Account → Sicurezza e privacy → Elimina account.

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR, hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o di rivolgerti all’autorità giudiziaria.

9. Minori

Il sito, la newsletter e l’acquisto di Flò sono rivolti ad attività e professionisti. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 14 anni per i trattamenti descritti in questa informativa.

10. Decisioni automatizzate

Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici su di te.

11. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano il servizio, i fornitori o la normativa. La data dell’ultimo aggiornamento è indicata in cima alla pagina; se le modifiche sono rilevanti per i nostri Clienti li avvisiamo anche via email.

12. Contatti

Per qualsiasi domanda su questa informativa o sui tuoi dati scrivici a [email protected]. Le condizioni d’uso di Flò sono nei Termini e condizioni.